Siódemka jest szczęśliwa, trzynastka przynosi pecha, a o szóstce w lotto marzy każdy… A jakie liczby będą grać pierwsze skrzypce w korpo-świecie? Małgorzata Czernecka, psycholog, ekspert do spraw efektywności, prezes Human Power przedstawia nam swoje typy. A może pewniaki?
Zuzanna Opolska, Onet.pl: Raport “Praca, moc, energia w polskich firmach. Sześć obszarów, które wpływają na efektywność organizacji” jest pełen liczb. Zacznijmy od wielkiej przegranej – przereklamowane 24. Pracoholik, który pracuje od świtu do zmierzchu, wcale nie jest efektywny?
Małgorzata Czernecka: Tak, chociaż ma święte przekonanie, że jest jak niezniszczalna maszyna, zdolna do efektywnej pracy non stop. Ale tak naprawdę nie jest super bohaterem wykonującym wszystkie zadani szybko i sprawnie, tylko osobą spędzającą dużo czasu w pracy. Nawet jedząc kolację z rodziną w domu (jeśli już do domu dojedzie przed 22.00) – pracoholik myślami jest w biurze. Istnieje silne domniemanie, poparte badaniami, że gdyby lepiej zarządzał swoją energią na wszystkich poziomach, czyli fizycznym, emocjonalnym, mentalnym i duchowym, to prawdopodobnie wykonałby te same zadania o wiele szybciej lub przestałby być pracoholikiem. Problem tkwi w tym, że osobom bezgranicznie oddanym swojej pracy, najczęściej nie zależy na tym, aby wychodzić wcześniej z pracy i mieć czas na odpoczynek, czy życie prywatne. Na pracoholizm nie ma niestety prostej recepty i jest to sprawa bardziej złożona i przede wszystkim bardzo indywidualna.
Szwedzi doszli do podobnych wniosków i stawiają na liczbę – 6. Krócej to nowe “lepiej”?
Rzeczywiście, Szwedzi robią duży “narodowy eksperyment” z 6 godzinnym dniem pracy i jestem przekonana, że im się uda. Wszystkim organizacjom zależy na jednym – wysokiej efektywności. Ale my nie jesteśmy robotami, tylko organizmami żywymi i nie będziemy pracować przez osiem, dziesięć godzin super efektywnie. To wbrew naturze. W Polsce nadal pokutuje przekonanie, że pracownik, który zostaje po godzinach, nie wychodzi na lunch i nie rusza się z fotela, jest na wagę złota. Badania i statystyki pokazują, że dotknęliśmy niewidzialnej granicy własnych możliwości. Żyjemy w świecie nowych technologii, w którym każdego dnia dociera do nas średnio 34 gigabajty danych – odpowiednik 100 tysięcy słów, dostajemy od 120 do 200 maili, spędzamy trzy godziny dziennie na spotkaniach, a co jedenaście minut ktoś lub coś nas rozprasza. Wniosek jest jeden – techniki zarządzania czasem przestają być adekwatne do wymogów, które stawia nami rzeczywistość, w tak rozproszonym środowisko pracy. A nie mając wiedzy o tym, jakimi prawami rządzi się nasze ciało, emocje i umysł, częściej siebie sabotujemy, niż wspieramy. Cała koncepcja zarządzania energią opiera się na holistycznej perspektywie – zadbania o sen i odpoczywanie, odżywianie, ruch, emocje, umysł i duchowość. Z tych wszystkich sześciu obszarów możemy i powinniśmy czerpać energię do pracy na co dzień.
Zacznijmy od snu. Niektórzy mówią 7, inni osiem. Najnowsze amerykańskie badania są precyzyjne do bólu – 7 godzin i 6 minut.
Ilość snu jest kwestią indywidualną, ale wszyscy zgadzają się, że krótszy niż sześć godzin jest niekorzystny dla zdrowia. A krótszy niż 4 godziny powoduje obniżenie sprawności psychomotorycznej równej posiadaniu 1proc. alkoholu we krwi. Badania w obszarze snu i rytmów dobowych pokazują, że sen zaspokaja nie tylko funkcję biologiczną, czyli zapewnia nam odpoczynek i regenerację, ale pełni również dodatkową funkcję, poznawczą, bez której nie jesteśmy wstanie działać na najwyższym poziomie swojej efektywności. Ta poznawcza funkcja snu, realizowana jest po tym, jak nasza biologia jest zaspokojona, czyli w drugiej części nocy. To właśnie wtedy mózg oczyszcza się z niepotrzebnych informacji, konsoliduje się pamięć, ślady pamięciowe stają się faktami, a nie faktami obciążonymi emocjami. Dzięki temu mózg zachowuje swoją integralność, przez co na przykład osoba, która przez całe życie wykonywała jeden zestaw czynności – była księgowym, w wieku 60 lat będzie w stanie nauczyć się tańczyć. Podsumowując zatem, jeśli chcemy być zdrowi, to możemy spać 6 godzin, ale jeśli chcemy być zdrowi i jednocześnie efektywni, pełni energii, odporni na stres, adekwatnie reagować, podejmować szybkie decyzje i mieć większą koncentrację uwagi to powinniśmy dodać jeszcze 1-2 godziny. Warto pamiętać, że zarywając noce, wpadamy w dług snu, który kumuluje pod koniec tygodnia. Strategia odsypiania w weekendy nie jest najlepsza na dłuższą metę, a to jak długo śpimy w dni wolne od pracy, jest dobrym barometrem naszego przemęczenia.
Poza regeneracją bierną ważna jest też czynna, czyli odpoczywanie. Jak często powinniśmy robić przerwy w pracy?
Nasze ciało, a także mózg, pracuje w cyklach, które są podobne do tych, które towarzyszą nam w czasie snu. Maksymalny czas skupienia to 90 minut i po tym czasie następuje fizjologiczne zmęczenie, które objawia się mniejszą kreatywnością, dłuższym czasem reakcji i trudnością w podejmowaniu decyzji. Najlepszy czas dla efektywnej pracy to maksymalnie sześć pierwszych godzin po przebudzeniu. I dlatego za najtrudniejsze zadania powinniśmy wziąć się od razu, a nie tracić czas na przeglądanie poczty mailowej, surfowanie po internecie, chodzenie ze spotkania na spotkanie, czy inne zajęcia o mniejszym znaczeniu. Na początku dnia warto ustalić trzy priorytety, które powinniśmy wykonać w maksymalnie 90 minutowych sprintach. Praktyka pokazuje, że listy zadań częściej frustrują, niż nam pomagają. Dlaczego? Po pierwsze z reguły są bardzo długie, a po drugie nie do końca wiadomo, które pozycje są kluczowe. Dlatego ustalanie trzech priorytetów na każdy dzień jest dużo bardziej skuteczną strategią. Po zrealizowaniu pierwszego zadania powinniśmy zrobić sobie przerwę – regeneracyjną. Najlepiej, jeśli podczas przerwy od pracy połączy trzy elementy: ruch, odżywianie i pozytywne emocje, czyli pójdziemy na krótki spacer, zjemy drugie śniadanie lub napijemy się wody i zafundujemy sobie miłą rozmowę z koleżanką, lub kolegą. Temat – dowolny, byle nie o pracy.
Niektórych brak przerwy może słono kosztować – np. wyższy wyrok?
Rzeczywiście w jednym z badań udowodniono, że istnieje silny związek między zmęczeniem sędziego a wysokością wyroku. Naukowcy ustalili, że uzyskanie zwolnienia warunkowego na początku dnia wynosiło 65 proc., a dwie godziny późnej już tylko poniżej 10 proc. Spadku liczby pozytywnych opinii nie dało się wytłumaczyć ani powagą przestępstwa, ani osobą prawnika. Ale właśnie zmęczeniem utrudniającym podjęcie decyzji – jeśli sędzia odpoczął i się zregenerował, to odsetek udzielonych zwolnień warunkowych ponownie wynosił 65 proc. To pokazuje, że praca na jednakowym poziomie efektywności nie jest możliwa. Bez względu na to, czy jesteśmy prawnikiem, lekarzem, menadżerem czy ekspedientką potrzebujemy czynnej regeneracji. “Te 90” minut, o których mówiłam, jest umowne i zależy od kilku czynników: miejsca pracy, pory dnia, naszej kondycji. Jeśli pracujemy w bardzo przebodźcowanym środowisku, to w godzinach po południowych możemy mówić o zaledwie 45 czy 30 minutach wysokiej efektywności. I to też jest sukces.
Poza regeneracją potrzebujemy paliwa. Dietetycy mówią: 5 porcji warzyw i owoców dziennie.
Niestety, to zalecenie w większości przypadków nie jest przestrzegane. Pracownicy dużych organizacji bardzo często są na “diecie zapaśników sumo”, czyli pomijają śniadania i zjadają dwa duże posiłki w ciągu całego dnia. Pierwszy najczęściej koło południa, a drugi wieczorem, na krótko przed snem. A my jesteśmy jak kominki i co trzy godziny powinniśmy dołożyć węgla do pieca, aby utrzymać wysoki poziom energii do działania. Według Światowej Organizacji Zdrowia regularne posiłki nie tylko wpływają na odporność organizmu i zapobiegają chorobom układu naczyniowo-sercowego, ale także podnoszą wydajność pracowników o 20 proc. Jeśli chcemy pracować efektywnie, to musimy pamiętać, że w głowie mamy Hummera. Nasz mózg, który stanowi 2 proc. masy ciała, spala aż 20 proc. energii! A bez śniadania nie dostarczymy mu odpowiedniej ilości glukozy i bardzo szybko odczujemy zmęczenie, rozdrażnienie czy spadek koncentracji. Fundamentem diety powinny być nisko przetworzone produkty, w tym warzywa i owoce – 5 porcji dziennie, czyli co najmniej 400g. Komponując posiłki warto kierować się indeksem glikemicznym i wybierać te produkty, które mają najniższy wskaźnik.
Musimy uczyć się tabel na pamięć?
Nie, wystarczy pamiętać, że IG zależy od rodzaju węglowodanów np. stopnia dojrzałości owoców, a także metod zastosowanych do przetwarzania żywności. Im produkt jest bardziej rozdrobniony czy rozgotowany, tym wyższy jest jego indeks. Dlatego, jeśli na obiad wybieramy krem z pomidorów, to połączmy go np. z sałatką z łososiem lub indykiem na drugie danie, lub dwoma łyżkami komosy ryżowej, ale już niezmielonej. I nie zapominajmy o odpowiednio zbilansowanej kolacji – zjadana na dwie godziny przed snem wspomaga regenerację organizmu, w tym układu nerwowego. Kolacja powinna być lekkostrawna i dostarczyć nam wszystkich składników odżywczych. To może być bogata w kwasy omega-3 ryba morska z warzywami lub sałatka z olejem lnianym, kawałkiem awokado czy garścią orzechów i pestek.
Kolejna liczba na liście to: sześć.
W tym przypadku chodzi o aktywność fizyczną. Schemat 3x30x130, czyli trzy razy w tygodniu po 30 minut, do tętna 130 – odchodzi powoli w zapomnienie. Ruch to podstawa nowej piramidy żywienia, dlatego powinniśmy uprawiać umiarkowaną aktywność fizyczną co najmniej sześć razy w tygodniu.
Niestety, ruch to “pięta Achillesa” kadry pracowniczej. 6/10 pracowników nie uprawia regularnie żadnej aktywności fizycznej.
Jesteśmy generacją trzech krzeseł: biurowego, samochodowego i fotela przed telewizorem, a siedzenie to nowe palenie. Raport Human Power pokazał, że 78 proc. z nas przez większość dnia pracuje w jednej pozycji, a 67 proc. ankietowanych pracowników pokonuje mniej niż 3-4 km dziennie. To zdecydowanie za mało. Według ekspertów siedem tysięcy kroków stanowi bazę dla utrzymania zdrowia, a dziesięć tysięcy to optimum. Aktywność fizyczna jest ważna również z punktu widzenia zarządzania energią. Po pierwsze zwiększa nasz potencjał energetyczny – osoby, które ćwiczą regularnie, mają więcej siły i energii do działania. Po drugie z neurobiologicznego punktu widzenia na siłownię powinniśmy chodzić nie po to, żeby ćwiczyć mięśnie, ale układ nerwowy. Podnoszenie kilkudziesięciokilowej sztangi jest takim samym czynnikiem dla naszych neuronów, jak stres emocjonalny, związany z krótkimi deadline’ami, natłokiem pracy, czy dużą ilością bodźców. Rozumiem, że niektórzy mają awersję do klubów fitness i siłowni, a ruch przede wszystkim powinien sprawiać nam przyjemność, szczególnie jeśli go za dużo nie mamy. Dla osób, które nie lubią ćwiczyć, dobrym rozwiązaniem może być marsz, szybki spacer kilka razy w tygodniu, zamiana windy na schody. Dobrze jest zacząć od zmiany małych nawyków, czyli parkować samochód dwie ulice dalej, wybierać dłuższą drogę do pracy i wysiadać przystanek lub dwa wcześniej. Ważne, żeby zdać sobie sprawę, że nasze ciało stworzone jest do ruchu, a nie do siedzenia przy biurku przez 8-10 godzin.
Została nam jeszcze “trójka”?
Wiemy, że pozytywne emocje dają nam siłę i napęd do bycia efektywnym. Za każdy razem, kiedy odnosimy sukces, czujemy zapał, radość, optymizm, entuzjazm i energię. Niestety, nie zdajemy sobie sprawy, że bez nich, ciężko nam będzie osiągać maksymalne wyniki. Zwykle jesteśmy bardziej wyczuleni na negatywne emocje – to one pełnią ważną funkcję informacyjną. Ostrzegają nas przed zagrożeniami, pokazują, kiedy zostają przekroczone nasze granice. Niestety negatywne emocje, w przeciwieństwie do pozytywnych, karmią się same. A to znaczy, że aby czerpać z pozytywnych emocji maksymalne korzyści, musimy o nie zadbać sami. I np. na każdą otrzymaną negatywną informację zwrotną, dobrze jest zapewnić sobie trzy pozytywne. I trzymać się faktów, a nie dopowiadać sobie na ich temat historie.
Na przykład?
Jeśli wysłałam maila do niewłaściwego klienta – to faktem jest, że popełniłam błąd. Faktem już nie jest, że jestem beznadziejna, każdy na moim miejscu postąpiłby lepiej czy pech mnie nie opuszcza. To są nasze oceny, osądy, interpretacje. Każdy z nas widzi różne sytuacje przez swoje standardowe soczewki. Nazywamy je rzeczywistością, bo większość z nas wierzy, że widzi rzeczy takimi, jakie są. Żeby lepiej zarządzać swoją energią na poziomie emocji, dobrze jest nauczyć się patrzeć na różne wydarzenia przez większy zestaw soczewek i dodać do tego zestawu soczewki refleksyjne, dalekosiężne i odwracające. Czyli po pierwsze zadać sobie pytanie: co tu jest faktem, a co opowiedzianą historią i spojrzeć na siebie z boku. Dobrze jest wziąć pod uwagę, że opowiadana przez nas historia niekoniecznie jest prawdziwa lub jedyna. Po drugie warto spojrzeć na to zdarzenie z perspektywy czasu i zadać sobie kolejne dwa pytania: jakie znaczenie będzie miał mój błąd za rok? A jakie w kontekście całego życia? Z reguły żadne. Po trzecie dobrze jest spojrzeć na sytuację oczami swojego rzekomego przeciwnika – klienta, szefa. Człowiek, który emocjonalnie zareagował, na pewno widzi sytuację inaczej niż my, może też w jego życiu wydarzyło się coś, co nie ma z nami większego związku, a my widzimy tylko jego konsekwencje – wybuch emocji, podniesiony ton głosu, zdawkowość etc. My zwykle mamy tendencję, żeby wszędzie widzieć siebie jako źródło i przyczynę różnych sytuacji. A prawda jest taka, że świat nie kręci się wokół nas. Kiedy sobie to uświadomimy, szybko zmieniamy perspektywę.
A jaki jest przepis na “bingo” w korpo, czyli uskrzydlonych pracowników?
Uskrzydlony pracownik to taki, który jest zadowolony z pracy, produktywny i zaangażowany w kreowanie przyszłości firmy. Badania pokazują, że zespoły o wyższym poziomie zaangażowania znacznie częściej osiągają, a wręcz przekraczają stawiane im cele. Jeśli jednak nie dajemy pracownikom możliwość samodzielnego podejmowania decyzji, nie dzielimy się z nimi informacjami na temat różnych aspektów funkcjonowania firmy i nie doceniamy wagi ich pracy, to podcinamy im skrzydła. Raport Human Power pokazał, że o ile większość osób lubi własną pracę i z przyjemnością wykonuje obowiązki, to nadal wielu pracowników ma brak poczucia istotności wykonywanych czynności. To obszar, nad którym musimy jeszcze w polskich organizacjach popracować.
Źródło: Onet https://kobieta.onet.pl/zdrowie/psychologia/7-90-5-6-3-te-liczby-ulatwia-ci-prace-jak/hffljlf
